چه سیستم حضور و غیابی را انتخاب نماییم؟

سیستم حضور و غیاب و کاربرد آن،آیا خرید یک دستگاه حضور و غیاب برای کسب و کار من ضرورت دارد؟ معیار های لازم جهت یک سیستم حضور و غیاب خوب! مزیت ها و معایب دستگاه حضور و غیاب!برای خرید دستگاه و نرم افزار حضور و غیاب باید به چه نکاتی دقت کرد!در این مقاله به تمام این موضوعات اشاره میکنیم.

سیستم حضور و غیاب فایده های زیادی برای کسب و کارها دارد. اما به خاطر تنوع زیاد این محصولات، انتخاب نمودن و خریدن آن کار ساده و آسانی نیست. اگر مایل به خرید دستگاه حضور و غیاب هستید، جواب سه سوال زیر را در این مقاله پیدا می کنید:
دستگاه حضور و غیاب چیست؟
دستگاه حضور و غیاب چه خدمات و سرویس هایی ارائه می کند؟
نحوه انتخاب یک سیستم حضور و غیاب؟

دستگاه حضور و غیاب چیست؟

دستگاه حضور و غیاب به پرسنل اجازه می دهد ورود و خروج و تردد خود را به صورت الکترونیکی، به وسیله دستگاه حضور و غیاب،کامپیوتر و یا موبایلی که به اینترنت متصل می باشد ثبت نماید.

بعضی از این نرم افزارها این امکان را دارند که به وسیله پیام کوتاه،شبکه های اجتماعی مثل توییتر و سایر ابزارهای ارتباطی تردد خود را ثبت نمایند.

پس از ثبت ورود و خروج، داده ها بلافاصله به نرم افزار حضور و غیاب منتقل می شوند و آن را به نرم افزار حقوق و دستمزد انتقال می دهند.

این دستگاه ها خدمات زیادی را ارئه می دهند مانند:
نظارت بر پرسنل مامور خارج از شرکت
مدیریت نمودن مرخصی ساعتی،روزانه،ماموریت ساعتی،ماموریت روزانه و…
تهیه نمودن شیفت و برنامه برای کارمندان
تهیه نمودن گزارش کارکرد روزانه
تهیه نمودن گزارش دیر کرد یا اضافه کار بیش از اندازه

مزیت استفاده از حضور و غیاب

بزرگترین مزیت دستگاه حضور و غیاب، این مورد است که دیگر احتیاجی به کارت زدن به صورت دستی و ثبت مکانیکی تردد ها نمی باشد و تمامی زمانها به صورت الکترونیکی ثبت می گردند.

این سیستم درصد خطا را کم میکند و همینطور نیاز به نیروی انسانی برای نظارت کردن بر عملکرد پرسنل را رفع می نماید.

از دیگر مزیت های این دستگاه کنترل نمودن تمام زمان بندی ها می باشد. حضور و غیاب مرخصی ها،شیفت کاری و برنامه پرسنل را ب صورت جامع مدیریت می نماید.

این دستگاه بازدهی را زیاد کرده و تلف شدن زمان را به کمترین حد ممکن می رساند.

عیب های دستگاه حضور و غیاب

بزرگترین عیب دستگاه کارت زن الکترونیکی گران بودن آن می باشد.

هزینه این سیستم از مدل دستی که پرسنل ترددهای خود را به صورت دستی می نوشتند بیشتر است.

از دیگر عیب های این دستگاه سوق دادن مدیر به سوی مدیریت ذره بینی و کنترل نمودن بیش از اندازه جزییات می باشد.

در سیستم حضور و غیاب به دنبال چه چیزی باشیم؟

با توجه به تنوع بازار امروزی،شناسایی و یافتن دستگاه حضور و غیاب مناسب برای هر کسب و کاری، کار راحتی نیست. کارشناسان باور دارند که در زمان خرید یک سیستم چندین مورد باید در نظر گرفته شود:

قابلیت های منعطف تایم ترکینگ

به دنبال پیدا کردن دستگاهی باشید که پرسنل بتوانند با دستگاه های متفاوتی مثل کامپیوتر،موبایل،تبلت،ساعت،پیام کوتاه،تماس تلفنی و … ورود و خروج های خود را ثبت نمایند.

ثبت دقیق

بهترین و مناسب ترین دستگاه حضور و غیاب دستگاهی است که مدیران می توانند طبق ساعت هایی که کارمندانشان برای آنها کار کرده اند به آنها حقوق پرداخت کنند. نه ساعت هایی که موظف به انجام کار بوده اند.

پیگیری تمام امور مربوط به زمان

اطمینان پیدا کنید که دستگاه مورد نظر فقط برای ثبت تردد افراد نباشد، بلکه تمام برنامه کارمندان و همچنین محاسبه نمودن مرخصی و ماموریت را نیز مدیریت نماید.

علاوه بر تمام این موارد،وقتی پرسنل بر روی پروژه خاصی کار و فعالیت میکنند نیز حقوق دهی به آنها باید مطابق ساعت کاری مورد نظر برای پروژه باشد.

که این مورد احتیاج به سیستمی دارد که کار آنها را پیگیری نموده و زمان درست و دقیق را ثبت نماید.

سازگاری با موبایل

با توجه به این مورد که خیلی از کارمندان و مدیران در خارج از محل کار مشغول به فعالیت می باشند دستگاهی مناسب می باشد که با موبایل و گوشی های همراه هوشمند سازگار بوده و در تمام مواقع و همه جا در دسترس باشد.

در اپلیکشن موبایل یا نسخه موبایلی نرم افزار حضور و غیاب نه تنها نیاز به ثبت نمودن ورود و خروج پرسنل می باشد بلکه کار فرما و مدیر نیز باید از موقعیت جغرافیایی پرسنل و کارمندان خارج از محل کار نیز اطلاع پیدا کند.

کاربری ساده

سیستمی را پیدا کنید که نحوه کار با آن ساده باشد. کار با این سیستم نباید سخت باشد و نباید احتیاج به آموزشهای طولانی در مدت زمان بالایی داشته باشد.

یکپارچگی

دستگاهی را انتخاب نمایید که با سایر برنامه دها و نرم افزار های دیگری که در محل کار خود استفاده می نمایید سازگار باشد. مثل نرم افزارهای منابع انسانی و یا نرم افزارهای محاسبه حقوق و دستمزد.

 مقایسه انواع دستگاه حضور و غیاب

در حال حاضر بسیاری از شرکت های تولید کننده سیستم های کنترل تردد انواع مختلفی از دستگاه حضور و غیاب را تولید نموده اند. ثبت تردد در این دستگاه ها به سه صورت کلی انجام می شود:

ثبت تردد به وسیله کد

ثبت تردد به وسیله تکنولوژی بیومتریک

ثبت تردد ترکیبی

با ما همراه باشید تا هریک را شرح دهیم و شیوه های مذکور را با یکدیگر مقایسه نماییم.

ثبت تردد به وسیله کد

دستگاه های حضور و غیابی که در این شاخه قرار می گیرند معمولا 2 نوع دارند:

دستگاه حضور و غیاب کارتی

هنگامی که از این دستگاه استفاده می شود به هر شخص کارتی حاوی کد یکتا و از مدل بارکدی،مغناطیسی و… داده می شود. تا به وسیله متصل کردن و یا نزدیک نمودن این کارت به دستگاه تردد خود را ثبت نمایند.

دستگاه حضور و غیاب رمزی

معمولا در زمان استفاده از این دستگاه به هر یک از پرسنل یک رمز عبور داده می شود تا بتوانند با استفاده از آن و وارد نمودن رمز خود نسبت به ثبت تردد اقدام نمایند. همچنین امکان دارد ثبت تردد افراد با استفاده از ترکیبی از کارت و رمز نیز انجام شود.

ثبت تردد به وسیله تکنولوژی بیومتریک

در این نوع از دستگاه حضور و غیاب ثبت نمودن تردد به وسیله استفاده از اجزاء بدن انسان می باشد. این مدل از دستگاه ها معمولا 2 مدل کلی دارند.

دستگاه حضور و غیاب اثر انگشتی

در این مدل از دستگاه ها با استفاده از اثر انگشت شخص ثبت تردد انجام می شود. عملکرد این دستگاه به اسن صورت می باشد که ابتدا تصویری از اثر انگشت کل پرسنل یک ارگان با استفاده از دستگاه گرفته می شود و در دستگاه ذخیره می گردد. سپس در زمان ثبت تردد یک فرد، اثر انگشت ثبت شده با اثر انگشتی که از قبل ذخیره شده مقایسه می گردد.

دستگاه حضور و غیاب تشخیص چهره

در این مدل از دستگاه های حضور و غیاب نیز مانند دستگاه اثر انگشتی تصویری از کلیه پرسنل سازمان گرفته شده و در دستگاه ذخیره می شود و سپس در زمان ثبت تردد، چهره ثبت شده با چهره ذخیره شده مقایسه می گردد.